| ●概要 |
| オルカの勤怠管理機能は、シフトの作成から、タイムカード、休暇管理簿、各種勤怠届に基づく実績計算、毎月の実績集計出力機能までを一貫して提供します。 |
| ●シフトを確認する |
| 勤怠管理画面にアクセスし、画面上部にある「勤務シフト」ボタンを押すことでシフトが確認できます。 |
| ●打刻する（出勤・外出・戻り・退勤） |
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出勤、外出、戻り、退勤時刻についての打刻操作は、トップページまたは打刻専用画面で行えます。 目的のボタンを押して打刻処理を完了します。 ※打刻専用画面の使用方法については、システム管理者にお問い合わせください。 |
| ●各種の勤怠届を提出する |
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休暇、早出、残業、遅刻、早退などの各種の勤怠届を提出するには、オルカのキューブメニューから申請書類にアクセスします。 画面上部の「書類の作成」ボタンを押し、目的の勤怠届をクリックすることで、内容を作成、提出できます。 ※「休暇届」の作成画面からは、自身の「休暇管理簿」にアクセスできます。オルカは、たとえ休暇取得日数が限度を超えている場合でも、休暇の申請操作を妨げません。「休暇管理簿」で休暇取得状況を確認のうえ、適正な休暇申請を行ってください。 ※申請した勤怠届は、承認を経た後、勤怠管理の特権ユーザによって処理されます。特権ユーザによって処理された勤怠届は、その内容によって実績表に記録されます。 |
| ●自分の勤怠状況を確認する |
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勤怠管理画面にアクセスすると月別の勤怠実績表が表示されます。 |
| ●休暇の取得状況を確認する |
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勤怠管理画面にアクセスし、画面上部にある「休暇管理簿」ボタンを押すことで、休暇の取得状況が確認できます。 この時、画面にエラーが表示される場合には、本機能の利用に必要な設定が行われていない可能性がありますので、その旨勤怠管理者にご連絡ください。 なお、オルカは休暇取得日数が限度を超えている場合でも、あなたの休暇届の申請操作を妨げることはありませんので、「休暇管理簿」で自身の休暇取得状況を確認のうえ、適正な休暇申請を行ってください。 |
| ●勤怠状況を修正する |
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実績表に記録された内容を自ら修正することはできません。 出勤、外出、戻り、退勤の打刻内容に修正や補足を必要とする場合には、「誤打刻届」を申請し、処理されることで修正補足できます。 「誤打刻届」の申請方法については「各種の勤怠届を提出する」の項を参照ください。 なお、打刻操作そのものの取り消しは、「誤打刻届」でも行うことはできません。その旨を勤怠管理担当者に連絡し、対応を仰いでください（勤怠管理担当者にて、実績表上から直接記録を抹消する必要があります）。 |
| ●シフトパターンを作成する（特権ユーザ） |
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勤怠管理の特権ユーザは、アサインするシフトパターンを作成します。予め作成したシフトパターンを、特権ユーザまたは各グループのマネージャが、シフトのアサイン画面で各月にアサインしてゆくことになります。 シフトパターンを作成するには、勤怠管理画面にアクセスし、画面右上のメニューバー上にある「設定」ボタンを押してください。 シフトパターンの作成画面が表示されるので、画面上の解説を参考に、「A勤」「B勤」などのシフトパターンを作成します。作成したシフトパターンは、下の「既存のシフトパターン」の一覧に追加されます。 画面が横に長くなっていますが、既存のシフトパターンを編集したり削除するには、「編集」ボタンがありますので、これを押してください。 なお、この画面では、各ユーザの従業員区分などの設定の変更を行えますが、これについては別項を参照してください。 ※日付変更時刻には、24:00以降、何時までを同日扱いとするかを入力します。例えば、翌日の朝の6:00までを同日扱いにする場合は、翌6:00を指定します。オルカの勤怠管理では、通常、一日の打刻処理は同日内に行わなければなりません。例えば、朝出勤し、翌6:00を過ぎると、前日の退勤ボタンを押すことはできません。前日の退勤時刻は、誤打刻届によって勤怠状況を補足します。 |
| ●個人別情報（従業員区分や基本シフト）を設定する（特権ユーザ・マネージャ） |
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各ユーザの従業員区分などの個人別情報を設定するには、勤怠管理画面にアクセスし、画面右上のメニューバー上にある「設定」ボタンを押してください。シフトパターンの作成画面が表示されますが、この画面の下部に「ユーザ定義」一覧が表示されます。 「編集」ボタンがありますので、各ユーザの個人別情報を編集設定してください。 ※なお、マネージャは各ユーザの「基本シフト」のみ設定できます。 「時間単金」は、本システムでは利用しない情報ですので、特に必要がなければ空のままで構いません。 「基本シフト」には、そのユーザの最もアサインの多い勤務シフトパターンを設定しておきます（必須ではありません）。「基本シフト」を設定しておくと、シフトのアサイン操作時、より簡単に、素早くシフトをアサインできます。 「実績値の記録集計」欄で選択可能な「○」「×」は、それぞれの勤怠実績値を記録集計するか否かを個別に設定できます。例えば、あるユーザの所定外時間に関するすべての項目を「×」に設定した場合、そのユーザについての所定外時間に関するあらゆる勤怠実績値は集計記録されなくなります。 |
| ●休暇管理を開始する（特権ユーザ） |
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「休暇管理簿」機能の利用を開始するには、まずはじめに、少なくとも各ユーザの「基準日」設定が必要です。 各ユーザの休暇の管理を開始するには、勤怠管理画面にアクセスのうえ、画面右上のメニューバー上にある「設定」ボタンを押し、この画面の最下部にある「休暇の管理設定」ボタンを押してください。 「休暇の管理設定」画面では、各ユーザの「基準日」や「看護介護休暇の取得限度日数」などの設定の他、有休付与の操作などが行なえます。 各ユーザにおいて、自身の「休暇管理簿」にアクセスするには、少なくとも「基準日」の設定が必要です。 オルカでの勤怠管理を途中から開始するユーザについては、最も最近の「基準日」を入力のうえ、初期の「基準日」における「繰越日数（および繰越分数）」を入力設定してください。 なお「基準日」とは、本来、「年10日以上の有給休暇をはじめて付与した日付」と定義されるものですが、入社時期や年10日以上の有給休暇を付与した日付がユーザごとに異なる場合に、その「基準日」をユーザごとに個別に管理するとなると、社内における有給休暇の管理業務が煩雑化するため、例えば、会社の事業年度が毎年3月末締めの場合は、すべてのユーザの「基準日」を4月1日に統一して管理する、といった方法をとっている企業様が多いです。 その他、画面下部に表示されている説明や注意書をよくご確認いただき、御社の休暇取得規定に沿った適切な管理設定を行ってください。 |
| ●有給休暇を付与する（特権ユーザ） |
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「休暇の管理設定」画面では、ユーザ個別に、有給休暇の付与操作が行なえます。 ユーザごとに、有給休暇の付与を行なう今後5年（今後5回）分の年月度が設定可能になっています。 設定した年月度の月初に、入力した日数分の休暇が、当該ユーザに付与されることになります。 また、勤怠管理の特権ユーザにより、当該年月度の「月締め処理」が行われることで、同時に、対象年月度の休暇付与の記録もフィックスされます。 過去の休暇管理の履歴を確認する場合は、画面上部にある「年度別管理履歴」ボタンを押してください。 |
| ●休暇の付与・取得状況を確認する（特権ユーザ・マネージャ） |
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初期の「休暇の管理設定」を完了した以後は、「休暇管理簿」ボタンを押すことで、休暇管理簿を閲覧できるようになります。 あなたがマネージャ権限者の場合は所属ユーザの休暇管理簿が、あなたが特権ユーザの場合はすべてのユーザの休暇管理簿が表示されます。 ここには、ユーザごとの休暇取得状況などが表示され、年5日の有休消化義務が満たされていなかったり、休暇の取得状況が不正な場合などには、その旨の表示が行われます。 ※表示ユーザ数が多い場合、「休暇管理簿」ボタン押下後、画面表示されるまでに相応の時間を要します。大変申し訳ございませんが、この場合は「休暇管理簿」ボタンを何度も押下せず、画面に応答があるまでしばらくそのままでお待ちください。 |
| ●シフトをアサインする（特権ユーザ・マネージャ） |
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勤怠管理画面の上部にある「勤務シフト」ボタンを押すと、シフトのアサイン画面が表示されます。 あなたが勤怠管理の特権ユーザの場合はすべてのユーザへのアサインが、あなたがマネージャの場合は自グループのユーザのみへのアサインが可能です。 ※シフトがアサインされていない日付に打刻などの実績入力が行われた場合、該当日の実績については、自動での実績算出処理が実行されないのでご注意ください。万一この場合は、該当日の実績編集画面にアクセスし、「計算して記録」ボタンを押すことで実績の算出処理を実行できますが、原則、シフトのアサインは事前に行ってください。 シフト表には、シフトがアサイン可能な場所にチェックボックスが並んでいます。任意のチェックボックスにチェックを入れ、シフト表下にある「任意のシフトパターン」ボタンを押します。この時、必ず休日を含めたすべての日付に任意のシフトパターンを入力することに注意してください。 すべての日付にシフトをアサインしたら、その後、任意の休日を選択して「休日」ボタンを押します。 休日のシフト（休日の休憩時間帯設定など）には、予め入力してある任意のシフト設定が適用されます。 なお、既に締め処理済みの日付枠にはシフトをアサインすることはできません。 通常のシフトがアサインされている場所は黄マス、法定休日は赤マス、法定外休日は青マスで表示されます。 法定休日と法定外休日を区別して扱っていない場合や、週の法定労働時間が40時間を超える範囲にある休日は、法定休日として扱ってください。 なお、既にアサイン済のシフトをシフト表から撤去するには、目的の日付のチェックボックスにチェックを入れ、シフト表下のパターン枠に設置されている「--」ボタンを押します。 |
| ●勤怠届を（反映・差し戻し）処理する（特権ユーザ） |
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各ユーザによって申請される各種の勤怠届は、上長の承認を経たのち、勤怠管理の特権ユーザによって実績計上されます。 提出された勤怠届の内容を実績化するには、該当の勤怠届について、すべての承認があることと、特権ユーザの反映処理が必要です。 ＜反映処理の実行＞ 勤怠管理画面の上部にある「勤怠届の処理」ボタンを押してください。 「処理待の届出」タブの画面には、現在申請されているすべての勤怠届の状況が一覧表示されます。勤怠届の内容は、届名をクリックすると確認できます。 また、上長によるすべての承認を経た勤怠届には、チェックボックスが表示されます。 反映処理を行う勤怠届にチェックを入れ、下部にある「実績値に反映する」ボタンを押してください。これで、それぞれの勤怠届の内容が実績計上されます。 反映処理された勤怠届は、該当ユーザの勤怠実績表の該当日付、「既出の届出」欄にマークされます。 ＜反映の取消＞ 勤怠届の反映処理を取り消すには、該当ユーザの勤怠実績表の該当日付、「既出の届出」欄にマークされている目的の届名をクリックするか、 勤怠管理画面の上部にある「勤怠届の処理」ボタンを押し、「処理済の届出」タブの一覧から目的の届名をクリックして、目的の勤怠届の内容画面を表示します。 この画面で「適用を取消す」ボタンを押すことで、反映処理を取り消すことができます。なお、反映処理を取り消した日の実績は、取り消した状態で実績計上されます。 続けて、画面上は勤怠届の差し戻し画面が表示されます。これについては以下を参照してください。 ＜勤怠届を申請者に差し戻す＞ 承認を経た勤怠届について、万一処理を続行できず、勤怠届を差し戻す必要がある場合は、目的の勤怠届の内容画面を表示し、「差し戻し処理」の「実行」ボタンを押します。 差し戻し処理を実行した勤怠届は申請者本人の手元に戻ります（承認者にはその旨の通知メールが送信されます）。 ＜注意事項＞ 早出、残業、休出の所定外実績は、その届け出の有無によって、実績計上するか否かを任意に設定できます。この設定はシステム管理者によって予め行われています。 届け出を必要とする設定の場合、これらの実績は、その根拠となる打刻と、該当の勤怠届の反映処理がない限り、実績化されません。また、届けの申請時刻と実際の打刻実績が異なる場合は、時刻の早い（小さい）方で実績計算されます。 反対に、届け出を必要としない設定の場合には、その打刻実績のみから、これらの時間外実績を自動で実績化します。 なお、遅刻、早退、外出実績については、その届け出の有無に関わらず、これらの実績を自動で実績化します。これに関する任意の設定はありません。 |
| ●実績内容を個別に修正する（特権ユーザ） |
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あなたが特権ユーザであれば、各ユーザのあらゆる勤怠実績の内容を、個別に修正編集することができます（更新者と記録更新日時は記録されます）。 実績の編集画面にアクセスするには、「勤怠実績表」または「日次実績表」の該当の日付の「編集」ボタンを押します。 任意の内容を編集した後、「計算して記録」ボタンを押した場合、入力内容に基づいて、各種実績値をシステムが自動算出して保存します。 反対に、「このまま記録」ボタンを押した場合には、現在入力されている内容をそのまま記録保存し、各種実績値のシステムによる自動計算は行われません。 なお、画面上部にある「打刻ログ」ボタンを押すと、すべてのユーザに関する実際の打刻日時や打刻手段など、打刻に関するシステム上の記録が確認できます。 上の編集操作で勤怠実績表の打刻時刻を任意に書き換えた場合でも、こちらのシステム上の記録が更新されることはありません。 打刻ログの記録内容を更新する手段は一切提供されておりませんので、予めご了承ください。 |
| ●振休の運用（特権ユーザ） |
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オルカでの振替休日の運用は、休日出勤を行った（行う予定の）休日のシフトと、振り替え対象である平日のシフトを、手動で入れ替えて実績計算します。 本件に関し、システム的に制御している事項は特にありません。振替休日の運用は下記の手順で行ってください。 一般ユーザの操作： 一般ユーザが振休の取得申請を行う場合は、休暇届を申請します。 このとき、申請区分を「振休」とし、休日に振り替え予定の"勤務日"の日付を入力します。 振り替え対象の休日労働日に関する入力欄は特にありませんので、本情報が必要な場合には、理由欄に入力してください。 特権ユーザの操作： ユーザの申告などに基づき、平日と休日を振り替える場合、シフトのアサイン画面にアクセスし、対象の平日シフトと休日シフトを入れ替え操作します。 なお、振り替え対象の休日について既に就労実績が存在する場合、当該日の本実績は、休日就労時間として記録計上されています。 既に計上記録されている勤怠実績内容は、後から該当日のシフトを変更しただけでは、自動で再計算されません。 したがって、既に勤怠実績が記録されている日付のシフトを後から変更した場合は、既に記録されている勤怠実績内容について、再計算処理を実施する必要があります。 勤務シフト画面にある「記録実績の再計算」ボタンか、該当日の実績の編集画面にアクセスし、「計算して記録」ボタンを押してください。 現在アサインされているシフトパターンの設定に基づき、既存の勤怠実績内容が再計算されます。 なお、実績表の休暇等の欄、および、シフトのアサイン画面には、取得した休日が振替休日である旨が表示されます。 振替処理を行った記録は、実績表上の届出欄に表示される届出の情報か、備考欄を利用してご確認ください。 |
| ●代休の運用（特権ユーザ） |
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本件に関し、システム的に制御している事項は特にありませんので、代休の運用は下記の手順で行ってください。 一般ユーザの操作： 一般ユーザが代休の取得申請を行う場合は、休暇届を申請します。 このとき、申請区分を「代休」とし、休日としたい"勤務日"の日付を入力します。 対象の休出日に関する入力欄は特にありませんので、本情報が必要な場合には、理由欄に別途入力してください。 特権ユーザの操作： 代休の場合、対象の休出日に既に記録計上されている実績内容を変更する必要はありませんので、特権ユーザが実施する操作はありません。 なお、実績表の休暇等の欄、および、シフトのアサイン画面には、取得した休日が代休である旨が表示されます。 代休処理を行った記録は、実績表上の届出欄に表示される届出の情報か、備考欄を利用してご確認ください。 |
| ●月締め処理（特権ユーザ） |
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勤怠管理の特権ユーザは、月締め処理を実行できます。 月締め処理を行うと、該当月のすべての実績内容を集計し、CSVファイルに出力できます。また、該当月の一切の情報内容が記録され、修正編集などのすべての操作が行えなくなります。 まずはじめに、勤怠管理画面の上部にある「勤怠届の処理」ボタンを押し、「処理待の届出」のタブで、当月未処理となっている勤怠届の有無を確認します。 よろしければ、勤怠管理画面の上部にある「月締め処理」ボタンを押します。締め処理を行う月を選択して「次へ」ボタンを押してください。 該当月の実績集計画面が表示されるので、内容を確認のうえ、「実行」ボタンで締め処理を完了します。 締め処理を完了した月の実績集計データは、目的の月の「出力」ボタンを押すことで、CSVファイルに出力できます。 CSVファイルへの出力フォーマットは、予めシステム管理者によって設定されています。御社の給与計算システムに準拠した出力フォーマットを設定してください。 ※既に締められている月の勤怠届を後から反映処理した場合、その届け出内容に基づく実績は、自動算出のうえ、翌月に繰り越されます（翌月の勤怠実績表の「前繰」欄に表示されます）。ただし、当月の届け出内容に基づく実績を、翌々月まで繰り越すことはできません。万一、この様な状況が発生した場合には、「勤怠届の処理」画面、「処理済の届出」リストの該当の勤怠届に、その旨のステータスが表示されます。 原則、「勤怠届の処理」画面、「処理待の届出」のタブで、当月未処理となっている勤怠届（繰り越し予定実績）の有無を予め確認のうえ、月締め処理を実行してください。 既に締められた月の情報内容を後から変更する必要がある場合、システム管理者のみが月締め処理の取消操作を実行できます。万一この場合は、システム管理者に連絡してください。 なお、月締め処理の取消を行った場合、既に翌月に繰り越されている勤怠届の実績内容は繰り越し前の状態には戻りません。 当月の実績内容として反映し直すには以下の操作を行ってください。 |
| ●制限事項・特記事項 |
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